Pianificare è la skill più importante da avere per raggiungere gli obiettivi.

Tutti noi abbiamo almeno un obiettivo, un sogno, un desiderio, qualcosa che vogliamo ottenere ma che ancora non abbiamo e pianificare come e quando raggiungerlo fa spesso la differenza tra il successo e il fallimento.

In questo articolo ti mostrerò ogni segreto della pianificazione e come puoi usarla fin da subito per gestire la tua vita, lavorare ai tuoi obiettivi e capire come spendi il tuo tempo, così da poter trarre il massimo da ogni esperienza.

Voglio iniziare con un’affermazione forte ma che mi sta molto a cuore.

Devi pianificare tutto, ecco perché

È una frase un po’ lapidaria, lo so, ma che si tratti di un obiettivo, un percorso, un progetto o qualsiasi altra cosa (soprattutto se importante e difficile) questa va pianificata.
E c’è un motivo molto semplice.

Pianificare aiuta a definire un obiettivo nei suoi 3 aspetti principali:

• Il risultato finale, dunque cosa vuoi ottenere;
• I tempi necessari per raggiungerlo;
• Il percorso che ti porterà verso ciò che vuoi.

Avere chiari questi tre punti è la base del successo. Se li salti, ti ritroverai a vagare alla cieca, cercando qualcosa che sai di volere ma che non riesci a definire. Non avrai modo di misurare i tuoi progressi, di capire se vai nella direzione giusta e di aggiustare il tiro se dovesse servire.

Ad ogni modo, ora che abbiamo le fondamenta, è il momento di iniziare a costruire. 

Entriamo nel vivo.

Se lo preferisci alla lettura, ti lascio qua sotto il video YouTube che ho fatto sull’argomento, ecco a te: 

1. Pianificare a livelli

Ebbene sì, una singola pianificazione non è abbastanza efficace. Per arrivare realmente al successo devi pianificare seguendo 3 livelli:

• Lungo termine: ti porta fino al raggiungimento dell’obiettivo (ad esempio, tra un anno o più);
• Medio termine: consiste nel dividere il punto precedente in macro-blocchi (ad esempio, in trimestri/quadrimestri);
• Breve termine: pianificare nel dettaglio la settimana, i singoli giorni e le singole attività.

Questo sistema è cruciale per una pianificazione degna di chiamarsi tale. Infatti, è impossibile pianificare le attività di una giornata senza aver chiaro come queste si inseriscono nella settimana, nel mese, nel trimestre e così via.

In altre parole, ogni livello si collega al successivo.

Dopotutto, se ogni grande obiettivo si raggiunge facendo un piccolo passo ogni giorno, devi sapere come quel passo si inserisce nell’intero percorso. 

Di conseguenza, non pianificare a livelli significa non avere una direzione verso cui puntare, oltre a non sapere cosa fare nel concreto per arrivare dove desideri.

2. Percepire l’urgenza

Saltare il primo punto ti porta a perdere il focus di cosa vuoi ottenere nel lungo termine e, dunque, a dare più importanza alle cose urgenti rispetto a quelle importanti.

Voglio che presti attenzione a queste due categorie di attività e alle loro differenze:

• Attività Urgenti: tutto ciò che devi fare il prima possibile ma che non è importante nel lungo termine (chiamare qualcuno, pagare una bolletta ecc.);
• Attività Importanti: ogni cosa che, per quanto piccola, ti avvicina al tuo obiettivo. 

Perché, dunque, tendiamo a concentrarci sulle cose urgenti?

È presto detto. Se le attività urgenti portano spesso ansia e stress, questo non avviene per quelle importanti. Infatti, poiché queste ultime non hanno una reale data di scadenza, sono facilissime da procrastinare.

Pianificare ti insegna a rendere urgenti le attività importanti

Voglio farti un esempio personale.

A inizio anno ho dovuto scrivere tutti i video per un nuovo corso (di cui ti parlerò entro qualche mese) che avrei poi dovuto girare in estate e, per evitare di accumulare il lavoro all’ultimo, ho fatto una pianificazione molto semplice.

Ho diviso il numero di video da scrivere nei mesi che avevo a disposizione. Per ogni mese, sapevo poi quanti farne nelle settimane e, per ogni settimana, quanti farne al giorno.

Frammentare le attività in questo modo ti permette di percepire l’urgenza di ciò che è importante per te, nonostante si tratti di qualcosa di cui vedrai i risultati nel lungo termine.

Ti porta ad avere ben chiaro cosa fare e in quanto tempo farlo: ogni giorno, di ogni settimana, di ogni mese dell’anno.

In altre parole, ti rende più efficiente, concentrato/a e produttivo/a. 

La pianificazione è il segreto per aumentare la produttività.

Vedrai che, con un po’ di pratica, imparerai a tagliare le attività superflue e a dedicare il tuo tempo a ciò che sai ti porterà al successo.

3. Pianificazioni “nascoste”

Probabilmente non ci hai mai pensato, ma i principi che ti ho appena spiegato sono “nascosti” in varie attività che molte persone fanno ogni giorno.

Ti do subito due esempi.

La Dieta

Iniziata da tanti, portata avanti da pochi, la dieta non è altro che un percorso verso un obiettivo a lungo termine, pianificato a livelli e frammentato nel tempo:

• Lungo termine: l’obiettivo stesso, che sia prendere peso, perderlo o condurre una vita più sana in generale;
• Medio termine: i macro-blocchi entro cui fare un check e, in caso, fare delle modifiche;
• Breve termine: la settimana da seguire, divisa in giorni e in singoli pasti.

Ogni pasto è lì per un motivo, inserito in un contesto più ampio che va dal giorno, alla settimana, al mese, all’obiettivo, il quale può richiedere anche anni per essere raggiunto.

L’Allenamento

L’allenamento non è affatto diverso dalla dieta per come si struttura nella sua programmazione:

• Lungo termine: l’obiettivo finale, che sia aumentare la massa muscolare, la forza o altro;
• Medio termine: di nuovo, i macro-blocchi entro cui fare un check e/o dei test fisici per aumentare i parametri allenanti;
• Breve termine: come ogni esercizio si inserisce nella sessione e come le varie sessioni compongono la settimana di allenamento.

È proprio grazie a questa pianificazione meticolosa che dieta e allenamento – se seguiti a dovere e preparati da professionisti – funzionano.

4. Pianifica ogni cosa (anche il tempo libero)

Lo so, se non lo fai già è probabile che il solo pensiero ti crei una certa ansia, ma ti garantisco che, in realtà, succede il contrario.

Dopotutto, tutti noi abbiamo le stesse 24 ore ogni giorno da vivere e, dato che circa un terzo lo passiamo a dormire (o almeno, così dovremmo fare), il poco tempo che resta dobbiamo spenderlo come meglio possiamo.

Ecco perché insisto tanto sul creare una pianificazione efficace, che ti renda padrone del tuo tempo e non schiavo della procrastinazione.

Pianificazione = Controllo

Questo vale sia per la vita lavorativa sia per la vita privata. Il tempo libero è fondamentale per il nostro benessere ma se vuoi dare un salto di qualità alla tua vita devi sapere dove collocare quel blocco di tempo nella tua giornata.

Per farla breve: dovrebbe metterti ansia il NON pianificare!

Ricorda, se hai un obiettivo e non ne pianifichi il percorso non sai a che punto sei, se fai progressi, se vai nella direzione giusta, se serve aggiustare il tiro per evitare di andare fuori strada.

Come ha detto James Clear nel suo meraviglioso Atomic Habits (uno dei miei 5 libri preferiti in assoluto):

“Dimenticati degli obiettivi, piuttosto concentrati sul sistema”

Il processo è più importante dell’obiettivo, è qui che sta il potere della pianificazione.

Il mio metodo per un Time Management efficace è un’unione di varie tecniche che si concretizza in un piano pratico che puoi applicare da subito. Se vuoi scoprirlo, dai un’occhiata a questo articolo.

5. Pianificare con margine

Probabilmente il paragrafo precedente ti avrà fatto pensare qualcosa del genere:

“Tutto molto bello, ma alla fine quando ci provo sono sempre in ritardo per qualcosa”

Ebbene sì, una buona pianificazione non può prescindere da un certo grado di flessibilità e di margine.

Gli imprevisti sono all’ordine del giorno, è normale, ma il modo in cui li gestiamo fa tutta la differenza del mondo.

Per questo devi sempre lasciare un po’ di tempo tra un’attività e l’altra. Ti eviterà di accumulare ritardi e, dunque, dover sacrificare qualcosa che, invece, volevi (o dovevi) fare.

Ti aggiungo anche un altro tassello, a cui spesso non si pensa: ciò che pianifichiamo richiede (quasi sempre) più tempo di quanto crediamo per essere portato a termine.

Per pianificare bene devi essere pessimista

Datti più tempo di quanto credi ne serva (senza esagerare) e lascia del margine tra i vari blocchi. Sono piccole strategie che ti serviranno per imprevisti, pause e/o altre micro-attività.

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Ogni settimana condivido un concetto che mi ha migliorato la vita riguardo il Mindset, la Produttività e/o la Crescita Personale. Sono piccole pillole davvero utili ma troppo brevi per essere trattate in un video o un articolo.

Non te le perdere, ci vediamo dentro!

6. Pianificare con distacco

Pianificare sul momento è una perdita di tempo, spesso controproducente.

Se sei arrivato/a fino a qui con la lettura, ormai avrai capito che per raggiungere gli obiettivi occorre pianificarli a lungo termine. Questo per risparmiare fatica mentale ed evitare quel senso di frustrazione dato dal non sapere in che direzione si sta andando.

Gli esempi della dieta e dell’allenamento sono perfetti in tal senso.

Pensaci, chi segue una dieta non sceglie cosa mangiare sul momento. Ogni pasto è il frutto del lavoro di un professionista, finalizzato a un obiettivo per cui potrebbero volerci anche anni.

Lo stesso vale per la palestra. Anche se molti lo fanno comunque, scegliere sul momento che esercizi fare non porterà mai ai risultati sperati. Al contrario, sarà uno spreco di tempo, di energie, di denaro (la palestra costa) ed espone a infortuni più che evitabili. 

Per farla breve, pianifica le singole task della giornata la sera prima, le attività della settimana il weekend prima e così via. 

Gli strumenti che consiglio per fare ciò sono il Master Plan e le To do list, di cui parlo in dettaglio nel mio articolo sulla Gestione del Tempo.

I benefici saranno enormi e ti accorgerai che, con un po’ di pratica, diventerà più semplice del previsto.

Cosa NON fare 

Molto bene, ora che ti ho mostrato tutto ciò che devi fare, passerò in rassegna un paio di frasi che sento dire decisamente troppo spesso.

Sarò brutale, preparati.

“Se avanza tempo faccio anche questo”

Frase che riformulerei come “non lo farò mai”.

Conosci la legge di Parkinson? (No, non è quello che ha dato il nome al morbo)

Dice che quando pianifichiamo di fare un’attività, questa tenderà a prendere tutto il tempo che le diamo (e anche di più, come accennavo poco fa).

Bene, d’ora in avanti sappi che non ti avanzerà MAI tempo per fare qualcosa. Non importa quanto bravo/a e puntuale tu sia, questa legge vale per tutti.

Se vuoi più tempo, devi prendertelo con la pianificazione, per questo ti ho detto di organizzare anche il tempo libero.

“Forse…”/ “Speriamo…” 

Palese indizio che il fatto in questione non accadrà mai.

“Sperare” in qualcosa di importante significa rinunciare ad averne il controllo. Se non ne sei in controllo, non puoi far si che accada e, se non ci lavori, non la otterrai.

Ovviamente, non siamo mai in controllo al 100% su ciò che vogliamo, il successo non dipende mai solo da quanto ci impegniamo per raggiungerlo. Tuttavia, l’obiettivo deve essere puntare ad averne il più possibile.

Infine, concludo con una dichiarazione forte, ma importante:

Se non pianifichi non otterrai risultati

Questo non solo è vero, ma vale soprattutto per le attività più complesse.

Certo, anche chi non pianifica quasi niente spesso riesce a fare ciò che deve fare. Tuttavia, è un metodo inutilmente difficile e improduttivo.

Stilare un piano accurato permette di portare a termine più cose, in meno tempo e con migliori risultati.

Conclusione

Non importa che aspirazioni tu abbia nella vita o quanto ambizioso/a tu sia, se desideri cambiare il mondo o trovare la felicità nel tuo piccolo, la pianificazione farà la differenza tra avere successo e fallire.

Spero che questo articolo ti sia stato utile a capire le strategie da attuare (e gli errori da evitare) per pianificare nel migliore dei modi.

Se vuoi approfondire i temi della memoria, della produttività, e del miglioramento personale continua a seguirmi sul blog!

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A presto,

Andrea