Ottimizzare il tempo: 5 tecniche (+1) per la produttività
Ottimizzare il tempo significa imparare a usarlo e imparare a usarlo significa risparmiarlo. Come per il denaro, il tempo non va sprecato e, anzi, va investito per ciò che ci sta più a cuore.
Se segui questo blog, sai già che ho parlato diverse volte di Produttività in passato, con articoli utili a migliorarla in senso generale, ad avere un Time Management efficace e a pianificare nel dettaglio il proprio tempo, così da trarne il massimo.
Questi contenuti sono stati molto apprezzati dalla community. Tante persone, infatti, mi hanno scritto sia su YouTube sia su Instagram, dicendomi di essere diventate più produttive e organizzate grazie ai miei consigli.
Ciò mi ha fatto davvero piacere. È bello sapere che ciò che comunico ha un impatto reale sulla vita delle persone.
Vista l’utilità di questi temi, oggi torniamo a parlare di tempo, ma lo faremo andando nella direzione opposta:
Ti ho già spiegato come usarlo al meglio, ora ti mostrerò come risparmiarlo.
Parto col dire che il metodo migliore per risparmiare tempo è Pianificare. Come dicevo, c’è già un articolo sul tema, che ti consiglio di correre a leggere subito dopo questo, ti sarà di grande aiuto.
Fatta questa premessa, entriamo nel vivo.
Se lo preferisci alla lettura, ho anche pubblicato un video YouTube a riguardo, te lo lascio qui sotto:
1. Combatti l’attenzione residua con il Batching
Il Batching (inglesismo che si traduce con “raggruppamento”) è una tecnica di Time Management utile a essere più concentrati e ottimizzare il tempo.
Per farla breve, consiste nell’aggregare attività simili in un dato momento della giornata, così da farle il meno possibile e in modo più produttivo.
Il Batching funziona perché lavora sull’attenzione residua, ossia quel momento in cui, appena terminata un’attività, il nostro cervello continua a ragionare in background su ciò che abbiamo appena fatto.
È un processo cognitivo involontario, non si può “smettere” di farlo consapevolmente. Tuttavia, il problema si può arginare con tecniche come quella che hai appena letto.
Provala e ti assicuro che ne vedrai i benefici già dalle prime applicazioni: riuscirai a migliorare la memoria, la concentrazione e l’attenzione.
Se tutto questo ti sembra poco, sappi che i vantaggi non finiscono qui.
Il Batching, infatti, ti permette anche di eliminare i “costi di attivazione”, ossia il tempo necessario per prepararsi a iniziare un’attività.
Mi spiego meglio con un esempio.
Poniamo che tu vada a fare la spesa 3 volte a settimana e che per raggiungere il supermercato ti servano 15 minuti di macchina. Per fare la lista della spesa, prepararti e uscire ci metti 10 minuti e altrettanti per svuotare le buste una volta tornato/a a casa.
Il costo di attivazione totale, necessario per fare la spesa, diventa quindi di 50 minuti.
Dunque, ci hai messo quasi un’ora non per fare la spesa, ma per tutto ciò che sta intorno al fare la spesa!
In totale, stando all’esempio, parliamo di 150 minuti (2 ore e mezza) a settimana usati solo per prepararsi a fare la spesa.
Usando il Batching, e quindi facendo la spesa una sola volta a settimana, il costo di attivazione si abbassa a un terzo – i 50 minuti iniziali – così come la benzina che usi (e visti i prezzi di oggi, direi che non è da trascurare).
2. Sfrutta il Downtime per ottimizzare il tempo
La società della performance in cui viviamo ci illude con un falso ideale di perfezione, secondo cui dobbiamo essere sempre al top delle prestazioni in ogni aspetto della vita.
Al di là dei danni psicologici che questa mentalità può portare, su cui non mi soffermerò ora, lascia che ti dica una cosa:
Hai tutto il diritto di essere stanco/a.
Infatti, ci sono momenti in cui tutti noi siamo meno produttivi a causa della stanchezza, e non vale solo dopo ore di studio o lavoro. Pensa al classico “abbiocco post-pranzo” oppure subito prima o dopo cena.
Beh, sappi che ottimizzare il tempo significa anche sfruttare questi momenti a tuo vantaggio per fare compiti semplici che non richiedono troppa energia, creatività o attenzione.
Puoi approfittarne per lavare i piatti, sistemare la casa o altre piccole cose.
3. Occhio al rapporto Costo/ Opportunità
È facile non sapere ottimizzare il tempo se si tende a dire di sì a tutto, anche a cose poco importanti. In altre parole, quando si parla di gestione del tempo la qualità di ciò che si fa è cruciale.
Aumentare la produttività, infatti, significa ottenere più risultati nel minor tempo possibile.
Per arrivare a questo obiettivo, l’unica strategia è la selezione, ossia eliminare ciò che è poco importante.
Se hai tante cose da fare devi per forza scremare le attività. Noterai che è utile dire di no a certe cose in favore di obiettivi più grandi che vuoi raggiungere.
Ti riassumo questo punto in una domanda, che puoi porre a te stesso/a ogni volta che devi fare questo tipo di selezione:
“Quale tra queste attività mi dà un outcome migliore, più duraturo ed efficace nel lungo termine?”
ALT! Breve interruzione di servizio: se non l’hai già fatto, ti invito a iscriverti alla mia newsletter per godere del mio nuovo format riservato alla Community!
Ogni settimana condivido un concetto che mi ha migliorato la vita riguardo il Mindset, la Produttività e/o la Crescita Personale. Sono piccole pillole davvero utili ma troppo brevi per essere trattate in un video o un articolo.
Non te le perdere, ci vediamo dentro!
4. Speed listening per ottimizzare il tempo
Ascoltare video, podcast e/o audiolibri a velocità aumentata permette di formarsi ed esporsi a nuovi stimoli risparmiando tempo prezioso.
Questo punto si basa sul fatto che tutti noi possiamo ascoltare e comprendere informazioni a una velocità molto maggiore di quella a cui parliamo.
In altre parole, il linguaggio ha un limite di velocità ma il pensiero no.
Un tool efficace che uso spesso è Chrome video speed controller, 100% gratuito. Ti permette di scegliere con massima precisione la velocità di riproduzione e di aumentarla anche oltre il 2x (cosa che YouTube, ad esempio, non fa).
5. Pianificare con il Time Blocking
Il Time Blocking (o Master Plan, che dir si voglia) è un tipo di pianificazione utile a programmare ogni parte della tua giornata e riuscire a fare tutte le attività che vuoi senza impazzire.
Puoi usarlo per gestire ogni parte della tua vita, dal lavoro alle uscite con gli amici, dallo sport agli hobby.
Per farla breve, consiste nel dividere in blocchi di tempo le proprie giornate, da dedicare a singole attività.
Perché funzioni al meglio, è utile avere meno blocchi possibile al giorno e dedicarsi al 100% al compito designato fino alla fine, prima di passare a quello dopo.
I vantaggi più grandi di pianificare le tue giornate in questo modo riguardano il prendere il controllo totale del tuo tempo, capire dove lo usi bene, dove lo sprechi e, di riflesso, come ottimizzarlo.
Il Time Blocking aumenta la concentrazione e combatte l’attenzione residua, proprio come il Batching (e, infatti, le due attività vanno a braccetto).
Se vuoi imparare a creare il tuo Time Blocking e capire come usarlo in modo pratico ed efficace, ti rimando al mio articolo sul Time Management. Troverai un sistema di gestione del tempo pensato per raggiungere ogni obiettivo passo dopo passo, non te lo perdere.
Bonus: monitora il tuo tempo
Il monitoraggio è un punto tanto ovvio quanto importante (e spesso trascurato), perciò lo tratterò come bonus.
Purtroppo, è difficile capire dove va a finire il nostro tempo, come lo usiamo e come lo sprechiamo. È facile che ci “sfugga” senza rendercene conto ed è proprio su questo che bisogna lavorare.
Se vuoi capire come usi il tuo tempo e come ottimizzarlo, per una settimana monitora tutto ciò che fai.
Forse il sentirti “sotto osservazione” ti porterà a tentare di procrastinare meno, ma non è il momento di farlo. Usa il tuo tempo in modo normale e sforzati di capire bene dove si può lavorare con tutte le tecniche che hai visto.
Per fare ciò, lo screentime dei telefoni aiuta parecchio, soprattutto ad accorgersi di quanto tempo buttiamo sui social ogni giorno.
Conclusione
Se vuoi trarre il massimo da ciò che hai letto, e dunque far sì che ti aiuti davvero a migliorare la tua vita, ti consiglio di unire tutte le tecniche e creare una tua strategia per ottimizzare il tempo.
Dopotutto, non è un singolo punto a fare la differenza, ma come si usano tutti nel loro insieme, oltre a creare un’abitudine per farlo senza sforzo.
Spero davvero che questo articolo ti sia stato utile. Ti invito a seguirmi sul blog se vuoi continuare ad approfondire i temi della memoria, della produttività e del miglioramento personale.
Infine, in basso trovi i link a tutti i miei canali social. Ci vediamo là.
A presto,
Andrea
