Le migliori tecniche per aumentare la produttività
Aumentare la produttività: un’ossessione per qualcuno, un punto debole per altri, una ricerca per molti.
Viviamo nella società della performance, con giornate frenetiche in cui più cose facciamo, più ci sentiremo apprezzati dagli altri, consapevoli che più godremo di un alto status sociale e più saremo felici.
Bene, la produttività non ha nulla a che vedere con tutto ciò.
Con questo articolo voglio aiutarti ad aumentare la produttività, ma guai a te se usi ciò che ti dico per incastrare ancora più impegni e andare in burnout.
No. La produttività serve a essere più tranquilli durante la giornata, a trovare il giusto compromesso tra ciò che dobbiamo fare e ciò che vogliamo fare.
Inoltre, ti anticipo che non ti consiglierò le solite 10 app o 15 tool che ti complicherebbero solo la vita, come fanno dozzine di altri articoli su Internet.
Ti mostrerò, invece, il mio approccio per aumentare la produttività: semplice, pulito, minimale. Ti darò strategie macro — le basi da qui partire — che arricchirò poi di dettagli micro.
Se ti interessa, sul mio canale YouTube ho anche realizzato un video sull’argomento:
Regola n.1 della produttività: “Less is More”. Cominciamo.
Problemi da risolvere per aumentare la produttività
Per migliorare in ogni campo della vita, il primo passo è identificare il problema di partenza, ossia cosa rende improduttive le persone.
Io ho trovato 4 macro-problemi, che ora ti anticipo e che andremo a risolvere nei paragrafi seguenti:
- Mancanza di tempo: riempirsi di troppe attività significa avere scarse capacità di definire le priorità;
- Disorganizzazione: non saper gestire il proprio tempo, lasciarselo sfuggire senza capire come sia passato così in fretta, avere 100 cose da fare e non sapere da dove partire. Tutti questi sono segni di disorganizzazione;
- Procrastinazione: rimandare un’attività pur sapendo che è il momento di iniziarla, perdendo tempo;
- Bassi livelli di energia e concentrazione: iniziare (finalmente) la suddetta attività ma senza riuscire a concentrarsi, in preda alla stanchezza, alla distrazione e alla scarsa motivazione.
Se risolviamo questi problemi la produttività sarà una conseguenza naturale. Infatti, se vogliamo dare una definizione, la produttività non è altro che trarre il massimo dal proprio tempo per ottenere più risultati.
Detto ciò, via alle soluzioni.
1. Risolvere la Mancanza di Tempo e la Disorganizzazione
Le risolveremo insieme perché hanno diverse cose in comune. Nello specifico, la mancanza di tempo si risolve con la gestione delle priorità, mentre la disorganizzazione con la gestione del tempo.
Vediamole entrambe.
Gestione del Tempo
Imparare a gestire tempo significa imparare a pianificare le giornate.
Anzitutto, su questo blog trovi già un articolo sulla gestione del tempo, dacci un’occhiata. Ad ogni modo, gli strumenti chiave per riuscire al meglio in questa fase sono due:
- Tecnica del Time Blocking: dividi la giornata in blocchi di tempo e riempili con le attività che vuoi/ devi fare;
- Le To-Do List a diverse priorità: crea una lista di tutte le attività importanti che hai da fare ma dividile per urgenza.
(Trovi tutto spiegato a regola d’arte nel video, ma ricorda di dirmi con un commento se ti è stato utile!)
Infine, la ciliegina sulla torta della gestione del tempo: risparmiarlo.
Anche in questo caso, qui trovi un articolo su come risparmiare tempo pronto per te sul canale, corri a vederlo!
Gestione delle Priorità
Le priorità sono la cura alla mancanza di tempo, ci sono però due cose a cui voglio che presti attenzione:
- Dare importanza a certe attività vuol dire saper rinunciare ad altre: anche per me è difficile dire di no a certe cose, ma è giusto quando so che toglierebbero tempo a ciò che è importante per me;
- Le priorità sono soggettive: non sarò io a darti delle priorità, è un compito che solo tu puoi fare per te stesso/a ma credimi, ne varrà la pena.
Ti do però un consiglio:
Se vuoi fare tante cose ma ti manca il tempo per farle tutte prova a periodicizzarle.
Mi spiego meglio con un esempio personale.
Per quanto mi riguarda, mi sono accorto che posso concentrarmi al massimo su due macro-aree della mia vita alla volta.
Dunque, mi focalizzo su due cose alla volta, di solito a ritmi di 3/4 mesi (una al mattino e una al pomeriggio). Per esempio, allenarmi per le gare di memoria e studiare per la sessione d’esame.
Attenzione però, non vuol dire che abbandono tutto il resto, ma mi concentro a migliorare in due campi alla volta, mentre mantengo i miei progressi in tutti gli altri.
Finito quel periodo, posso concentrarmi su altre macro-aree in cui voglio migliorare e così via.
Impara a delegare (se puoi)
Direi che questa si spiega da sola. Se puoi farlo, elimina o delega il più possibile tutto ciò che è superfluo, che ha poca importanza.
Qui c’è poco da dire se non che serve avere coraggio adesso per poi non pentirsi di non essersi dedicati a pieno a qualcosa di davvero importante.
I risultati parleranno.
Il “Principio di Pareto“: la regola dell’80/20.
Conosci il Principio di Pareto? Te lo riassumo brevemente:
Ci sono sempre un 20% di attività che portano all’80% del risultato.
Questo principio si ritrova in qualunque campo:
- Il 20% della popolazione che detiene l’80% della ricchezza (anzi, in questo caso il rapporto è ancora più sbilanciato);
- Il 20% delle persone con le quali passiamo l’80% del tempo;
- Il 20% di argomenti di un esame che viene chiesto l’80% delle volte.
Potrei continuare all’infinito.
Certo, è un concetto astratto e magari non immediato da mettere in pratica, ma il trucco sta nell’identificare quelle poche attività che fanno la più grande differenza.
Ti faccio un altro esempio pratico.
Per la mia crescita sui social faccio una marea di cose: TikTok, Instagram, questo blog, le stories ecc.
Tuttavia, ho notato che 2 cose fanno la differenza più di tutte: i video su YouTube e i reels su Instagram.
(A proposito, seguimi!)
Ricorda dunque:
Sono sempre poche le cose che fanno davvero la differenza.
Poniti un “Daily Highlight“
Se è vero che il 20% delle azioni generano l’80% dei risultati, la tecnica del Daily Highlight è fondamentale.
Tutti noi tendiamo a riempirci di cose da fare ogni giorno, per poi arrivare a sera senza sapere cosa abbiamo davvero portato a termine, se siamo stati o meno produttivi.
Tutto questo aumenta lo stress, la frustrazione, il peso di non aver fatto abbastanza e danneggia la salute mentale in termini di attenzione, memoria e, soprattutto, felicità.
Al contrario, la tecnica del Daily Highlight consiste nel darsi 1 compito chiave al giorno da completare e che, fatto quello, ci si possa sentire soddisfatti e certi di aver avuto una giornata produttiva.
Lo so, a prima vista può sembrarti poco efficiente avere un solo obiettivo al giorno, ma allarga la prospettiva:
Fare 1 attività importante al giorno significa fare 365 attività importanti all’anno!
Non male vero?
Attenzione: non vuol dire fare 1 attività al giorno, ma avere una priorità da portare a termine, così da dedicarsi anche ad altro.
Consigli bonus gestire tempo e priorità
Concludo con alcuni consigli laterali che completano quanto detto finora:
- Pianifica la giornata la sera prima;
- Le prime 3 ore della mattina devono essere le più produttive. Se lo saranno, il resto seguirà con naturalezza, facci caso;
- Comincia la giornata con la cosa più difficile. Fatta quella, sarà tutto in discesa;
- Sviluppa una routine, ma non copiarla da qualche “Guru” o CEO milionario. Deve essere tua, adatta a te, alle tue esigenze e caratteristiche.
Il trucco, in questo caso, è usare il potere delle abitudini per automatizzare il più possibile la gestione della giornata e delle singole attività (ci torneremo tra poco).
2. Abbattere la Procrastinazione
La procrastinazione è il terzo fattore che ti impedisce di aumentare la produttività.
Detta in parole povere, tutti noi procrastiniamo quando ci risulta difficile iniziare a fare qualcosa e tendiamo, invece, a rimandare.
Di nuovo, definito il problema, iniziamo con soluzioni.
La “5 Minute Rule”
Questa tecnica è il perfetto esempio di piccola cosa che porta a un grande risultato (Pareto insegna, ora lo sai anche tu).
È molto semplice: quando non hai nessuna voglia di fare qualcosa datti l’obiettivo di farla solo per 5 minuti.
Hai capito bene, 5 minuti. Non un’ora, non mezz’ora, 5 minuti. Ti garantisco che ti svolterà la vita.
Vediamo ora cosa la rende così efficace ma prima, parliamo di fisica.
Hai presente il concetto di attrito statico e dinamico?
Beh, è un principio secondo cui è molto più difficile mettere in moto un corpo fermo piuttosto che mantenerlo in movimento.
Inizi a vedere il collegamento?
Quando dobbiamo fare qualcosa, spesso la parte difficile è cominciare, mentre poi continuare è molto più facile. Questo perché sappiamo che ci aspettano ore di lavoro, dunque riducendo questa mole a solo 5 minuti ci risulterà più facile.
Se ancora non ci credi, prova. Mi dirai se avevo ragione.
Se vuoi aumentare la produttività, poniti gli obiettivi giusti
Per abbattere la procrastinazione e aumentare la produttività, tutti noi dobbiamo aver chiaro l’obiettivo che ci sta dietro, la ragione per cui lo stiamo facendo.
Riguardo al raggiungere gli obiettivi, ti rimando a questo articolo, in cui spiego 8 tecniche (+ 1) per porti obiettivi che ti stimolino a dare il meglio di te, non te lo perdere!
Queste erano le tecniche più efficaci contro la procrastinazione. Ora, invece, ti mostrerò come risolvere quella sensazione di mancanza di energia, di focus, di concentrazione, che ti impedisce di fare ciò che vuoi/ devi fare.
ALT! Breve interruzione di servizio: se non l’hai già fatto, ti invito a iscriverti alla mia newsletter, dove ho da poco avviato un nuovo format riservato alla Community!
Ogni settimana, infatti, condivido via mail un concetto che mi ha migliorato la vita, ma che è troppo breve per essere trattato in un video o in un articolo.
Ti aspetto!
3. Combattere la Mancanza di Energia, di Focus e Concentrazione
Migliorare nella gestione di energia, focus e concentrazione ti aiuterà in ogni ambito della vita.
Per questo, ti consiglio di leggere questo articolo in cui ti spiego 5 tecniche per migliorare memoria e concentrazione e come combinarle tra loro.
Fatta questa premessa, iniziamo con le soluzioni.
Aumentare la produttività con la “Tecnica del Pomodoro”
Conosci la tecnica del pomodoro?
Detta in breve, consiste nell’alternare intense sessioni di concentrazione con brevi pause, 25 minuti di lavoro seguiti da 5 di pausa.
In alternativa, è utile anche un pomodoro doppio, 50 + 10.
Personalmente, non uso il telefono per gestire il tempo, so benissimo che tenerlo vicino mi espone a ovvie distrazioni e scrolling compulsivi (d’altronde, sono umano anche io…). Al contrario uso un semplice timer da cucina che tengo sulla scrivania, se ti interessa eccolo qui.
È molto diffusa tra chi vuole essere più produttivo, ma se vuoi portarla al massimo livello, ti consiglio di seguire i consigli che do nell’articolo su come migliorare la concentrazione e nel già citato articolo sulla gestione del tempo.
Come gestire le energie
Quello sulla gestione delle energie, che è un argomento vasto, che comprende campi come la gestione del sonno, della dieta e altro.
Ad ogni modo, il consiglio che voglio che ti porti a casa è questo:
Decidi cosa fare in determinati momenti della giornata avendo in mente la variazione dei tuoi livelli di energia.
Il variare dell’energia è moooolto soggettivo: c’è chi è più produttivo la mattina, chi il pomeriggio, chi la sera, chi sempre, chi mai.
(no scherzo, si può risolvere anche quello)
Però, è normale che se di natura sono un gufo e mi impongo di svegliarmi alle 6 per studiare non funzionerà.
Quindi, tieni a mente le tue caratteristiche personali e pianifica la giornata di conseguenza:
Svolgi le attività più impegnative quando sai di avere più energie.
Viceversa, usa i momenti in cui sei meno attivo/a per compiti semplici ma comunque necessari.
Ho ribattezzato questo concetto “Downtime” nel mio articolo su come ottimizzare il tempo.
(Sorvola sul mio abuso di inglesismi e dacci un’occhiata, può esserti utile)
Il potere delle Abitudini
Non smetterò mai di dirlo: noi siamo fatti delle nostre abitudini.
Di conseguenza, per aumentare la produttività dovremo cambiare le abitudini ad essa associate. Leggi il mio articolo per scoprire come.
Ho 2 consigli a riguardo:
- Crea abitudini che ti rendano più produttivo/ a: rendi automatici i comportamenti che vuoi portare avanti, la loro gestione, il loro progredirsi;
- Costruisci abitudini sane per la mente e per il corpo: dieta, sport, meditazione, sonno e svago aumenteranno le tue energie e la tua concentrazione in modi che non ti aspetti.
Pianificare per aumentare la produttività
Concludiamo, non per importanza (anzi) con la pianificazione dettagliata dell’obiettivo che stiamo perseguendo.
Per trattare il tema nel modo più dettagliato possibile (come piace fare a me), ho scritto un articolo specifico qui sul blog, non te lo perdere!
Nel frattempo, tieni a mente che pianificare in dettaglio ciò per cui stai lavorando ti permette di averne ben chiare le scadenze.
Voglio dare enfasi particolare al darsi delle scadenze, punto essenziale per assicurarsi di raggiungere l’obiettivo nei tempi previsti.
Pensaci, qual è il momento in cui sei produttivo/a al massimo?
Quando mancano 2 giorni all’esame, alla presentazione, alla data di scadenza insomma!
È quella sana sensazione di pressione che ci spinge a dare il massimo, e darsi delle scadenze serve ad averla sin da subito, ma senza l’ansia di essere rimasti indietro con il lavoro.
Ti faccio un altro esempio personale.
In questo periodo sto realizzando un corso e sento ogni giorno la pressione della scadenza, che mi tiene produttivo.
Come faccio?
Divido il carico di lavoro nell’arco delle settimane in maniera estremamente accurata. So che questa settimana devo scrivere x video quindi oggi devo scriverne x/7 (e se non lo faccio sarà un problema).
Conclusione
Credo di averti dato tanto materiale da applicare e spero davvero che questo articolo ti sia stato utile.
Come dicevo all’inizio, aumentare la produttività non serve per incastrare quanti più impegni possibili all’interno della giornata.
Darsi delle priorità, abbattere la procrastinazione, gestire il proprio tempo e le proprie energie sono tutti modi per liberarsi dallo stress e dall’ansia di questa società frenetica.
Spero davvero di averti aiutato a farlo.
Se vuoi approfondire i temi della memoria, della produttività e del miglioramento personale continua a seguirmi sul blog!
Infine, qui in basso trovi i link al mio canale YouTube, al mio profilo Instagram e a tutti i miei altri social. Ci vediamo là.
A presto,
Andrea
