Time Management: 4 strategie per la Gestione del Tempo
Il Time Management è una skill fondamentale per migliorare la gestione della nostra vita nel concreto.
Più obiettivi abbiamo, più traguardi vogliamo raggiungere e più ci servirà un ottimo sistema di gestione del tempo.
In altre parole, il tempo è in assoluto la nostra risorsa più importante. Una volta usato, nessuno ce lo ridarà indietro e, dato che è limitato, saperlo usare senza sprecarlo è cruciale per tutti noi.
Personalmente, il Time Management è qualcosa che mi sta molto a cuore e che mi ha dato enormi benefici. Da atleta professionista che va all’università, lavora online, fa sport regolarmente (e gradirebbe anche un po’ di vita sociale) creare il sistema perfetto è stata la mia missione per anni.
Ci sono riuscito? Questo me lo dirai tu, ma intanto te lo mostro.
P.S. Dimenticavo, se non mi conosci e ti stai chiedendo che tipo di atleta io sia mi presento: mi chiamo Andrea Muzii e sono l’attuale campione del mondo di memoria. Su questo blog e sui miei canali social (che trovi in fondo all’articolo) ti parlo di memoria, produttività e miglioramento personale.
Ora che ci conosciamo, torniamo a noi.
Il mio sistema si articola in 4 livelli, dal macro al micro, ed è la sintesi di varie altre tecniche di gestione del tempo che ho provato sulla mia pelle.
Non ho la pretesa di inventare nulla, la mia è una rielaborazione di strategie che ho trovato efficaci, ma a cui mancava qualcosa per essere perfette.
Ovviamente, è un sistema pensato per chi fa tante cose nella vita e vuole assicurarsi di portarle avanti tutte senza impazzire. Inoltre, è anche un’ottima base per aumentare la produttività, tema di cui ho già scritto un articolo.
Detto ciò, possiamo cominciare. Se lo preferisci alla lettura, qui sotto ti lascio anche il video sulla gestione del tempo che ho fatto sul mio canale YouTube:
1. Calendario
Il primo livello del mio sistema di Time Management consiste nel preparare un calendario. Può essere quello dell’iPhone, Google Calendar o quello cartaceo appeso al muro che usa tua nonna per segnarsi quando vai a pranzo da lei, a te la scelta.
Fatto questo, usalo per segnare solo gli eventi occasionali, non quelli abitudinari (proprio come fa tua nonna).
Una call di lavoro, una sessione di studio di gruppo, una riunione, quello che vuoi. Ricorda che ti serve solo per sapere gli eventi unici di quel giorno.
2. To do list
Il sistema delle To do list è di certo uno tra i più conosciuti. Segnarsi tutte le cose da fare è ottimo e spuntarle via via che le si porta a termine dà molta soddisfazione, ma ha un problema:
Non tutte le attività hanno uguale priorità, dunque ci obbliga a districarci tra gli impegni e scegliere quelli più urgenti da portare a termine di volta in volta.
Per questo ho deciso di strutturare su livelli anche le mie To-do List, ti spiego come.
Dapprima segno le task in modo generico nella categoria Inbox e solo in un secondo momento (magari quando pianifico la giornata) mi metto a stabilire le gerarchie tra le varie attività.
Nello specifico, le divido secondo 3 livelli:
- Urgente: da fare oggi, al massimo domani;
- Prioritario: da fare entro la settimana;
- Secondario: gli impegni successivi, su cui posso concentrarmi in seguito.
Questo sistema è ottimo per risparmiare energia mentale e avere già pronte le attività della giornata, scremate a dovere.
P.S. sì, come vedi nell’immagine mi piace anche segnare le cose completate, è utile per tenere traccia di ciò che faccio e diciamolo, dà anche una certa soddisfazione.
3. Master Plan
Tra tutte le tecniche di Time Management che ti ho proposto, il Master Plan è forse la più divisiva. C’è chi la odia e la ritiene solo una fonte di ansia (tesi che dopo confuterò) e chi la ama e la osanna come lo strumento definitivo per la gestione del tempo.
Ad ogni modo, la verità è una e una sola: il Master Plan ti mostrerà in modo brutale e sincero dove sbagli nel gestire il tuo tempo, dove lo sprechi e perché non porti a termine tutto ciò che pianifichi.
Detto ciò, vediamo cos’è e come si usa.
Per farla breve, il Master Plan consiste nel pianificare la giornata dividendola in blocchi di tempo, di solito di mezz’ora, per poi estendere il tutto all’intera settimana. Va da sé che, in genere, viene stilato ogni 7 giorni.
Essendo Master, a differenza del calendario, qui ci va tutto: ogni impegno occasionale e abitudinario, incluse le (necessarie) pause, il tempo libero e le uscite con gli amici.
Per stilarlo al meglio, la prima cosa da fare è segnare gli orari dei pasti: sveglia e colazione, pranzo e cena. Questo ti permetterà di avere ben chiari i 2 macro-blocchi che compongono la tua giornata: mattina e pomeriggio.
Partendo da qui, puoi poi disporre tutti i tuoi impegni nelle varie mezz’ore. Come farlo sta a te, ma se vuoi qualche consiglio in più leggi il mio articolo su come aumentare la produttività, sono sicuro che ti darà qualche spunto.
Se deciderai di provarlo, noterai che l’errore più comune è arrivare in ritardo negli impegni che ti eri prefissato/a. Non preoccuparti, questo ti mostrerà dove sprechi il tuo tempo (e starà a te correggerti).
Ad ogni modo, per limitare i ritardi e non impazzire, ti consiglio di lasciare vuoti dei cuscinetti di tempo tra le varie attività.
ALT! Breve interruzione di servizio: se non l’hai già fatto, ti invito a iscriverti alla mia newsletter, dove ogni settimana condivido un concetto che mi ha migliorato la vita riguardo il Mindset, la Produttività e/o la Crescita Personale.
Non te lo perdere, ci vediamo dentro!
4. Tecnica del Pomodoro
Molto bene, ora hai chiaro tutto ciò che devi fare e sai che devi farlo nel modo più produttivo possibile. Vediamo dunque come gestire le singole sessioni con la tecnica del pomodoro.
Se non la conosci, te la spiego in breve.
Consiste nell’alternare intense sessioni di lavoro con brevi pause, 25 minuti di lavoro seguiti da 5 di pausa (in alternativa, anche un “pomodoro doppio”, da 50 + 10, va benissimo).
Per evitare distrazioni e scrolling compulsivi (d’altronde, sono umano anche io…), io sconsiglio di usare il telefono per tenere il tempo di lavoro e pause. Personalmente, uso un semplice timer da cucina che tengo sulla scrivania, se ti interessa eccolo qui.
Come credo avrai notato, il Master Plan diviso in mezz’ore combacia perfettamente con i Pomodori che durano, appunto, 30 minuti. L’obiettivo, dunque, è di assegnare a ogni attività un preciso numero di Pomodori.
Ti faccio un esempio.
Se oggi pomeriggio hai intenzione di studiare un’ora e mezza, considererai quel tempo come 3 Pomodori, che al loro interno avranno 75 minuti di studio e 15 di pausa, divisi come ti ho spiegato prima.
La tecnica del pomodoro è molto diffusa tra chi vuole essere più efficiente, ma se vuoi portarla al massimo livello, ti consiglio di seguire i consigli che do nell’articolo su come migliorare la concentrazione e in quello su come aumentare la produttività.
Step finale: la Creazione del Piano
Ci siamo, ora che conosci le tecniche, non ti resta che mettere tutto insieme e creare il tuo sistema di gestione del tempo. Vediamo come:
- Inserisci i pasti nel Master Plan: ti serviranno a dividere la giornata in due macro-blocchi: mattina e pomeriggio;
- Calendario e impegni periodici: i primi impegni che dovrai inserire sono quelli occasionali e quelli fissi, in altre parole quelli il cui orario non dipende da te (ad esempio, una call di lavoro dalle 11 alle 12 o la palestra);
- To do list: visto che hai già scremato le attività che dovrai fare, è il momento di prendere quelle più urgenti e più importanti per inserirle nel Master Plan;
- Pomodori: a questo punto avrai chiaro cosa dovrai fare e quando dovrai farlo, non ti resta che assegnare il giusto numero di pomodori a ogni attività per assicurarti di restare nei tempi.
Puoi fare tutti questi passaggi la sera prima, la mattina stessa oppure, come accennavo poco fa, di settimana in settimana. Vedrai che, con un po’ di pratica, il tutto non ti prenderà più di qualche minuto.
L’ideale è pianificare l’intera settimana e poi andare più nello specifico la sera prima di ogni giornata facendo piccole modifiche per adattarci alla situazione.
Infine, a costo di essere ripetitivo, ti ricordo di lasciare dei cuscinetti di tempo vuoti in caso di ritardi o imprevisti. Insomma, tieni a mente che per una buona pianificazione è necessario un buon grado di flessibilità, altrimenti il tutto crollerà clamorosamente alla prima difficoltà.
L’obiezione più grande sul Time Management (che ansia!)
Se sei nuovo/a nel mondo del Time Management, forse starai pensando che programmare la tua vita a questo livello sia un inferno, una fonte infinita di stress e una grande limitazione della tua libertà personale.
Nulla di più sbagliato.
Pianificare la propria vita è il modo più efficace per prenderne il controllo al 100%, scegliendo consapevolmente dove dedicare il proprio tempo e le proprie energie.
Credimi, dà molta più ansia realizzare di non essere in grado di gestire le proprie giornate, sapere di dover fare 5 cose in un giorno e arrivare a sera avendone fatte 2.
Infine, tieni a mente che gestire il tempo è un’abitudine che va presa e portata avanti con costanza. Se vuoi sapere come cambiare le abitudini in modo efficace e definitivo, vai a leggere l’articolo che ho scritto a riguardo.
Conclusione
L’obiettivo di questo articolo era spiegare l’importanza che ha imparare a gestire il proprio tempo per prendere in mano la propria vita. Spero di esserci riuscito e di averti spronato a fare qualche piccolo passo nel concreto.
A breve torneremo a parlare di questo argomento, in particolare parlando di come risparmiare tempo (c’è già un video a riguardo, se vuoi un anticipo).
Se sei arrivato/a fino qui, ti ringrazio per l’attenzione e per la lettura. Se vuoi approfondire i temi della memoria, della produttività e del miglioramento personale continua a seguirmi sul blog!
Infine, qui in basso trovi i link al mio canale YouTube, al mio profilo Instagram e a tutti i miei altri canali social. Ci vediamo là.
A presto,
Andrea
